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Système électronique interministériel de discipline de performance

Gestion électronique des documents, qui assure le contrôle de la discipline de performance. Le système fournit simultanément des outils permettant aux employés de collaborer avec des documents et des outils prêts à l'emploi pour automatiser les processus de flux de documents et surveiller l'exécution des commandes.

Principales fonctions du système de gestion électronique de documents

Les principales fonctions du système de gestion électronique de documents sont :

— l'enregistrement des documents;

— contrôle de l'exécution des documents ;

— contrôle du mouvement des documents papier et électroniques, maintien de l'historique du travail avec les documents ;

— créer et modifier les détails du document ;

— génération de rapports sur le flux documentaire de l'entreprise ;

— créer un document directement dans le système ;

— travailler avec des versions de documents, des documents complexes multi-composants et multi-formats, des pièces jointes ;

— distribution électronique des documents;

— travailler avec des documents dans des dossiers ;

— réduire les coûts d'accès à l'information et de traitement des documents.

Avantages de la gestion électronique des documents

Les principaux avantages de la gestion électronique des documents sont les suivants :

— le stockage centralisé, structuré et systématisé des documents dans des archives électroniques ;

— réduction des coûts d'impression, d'affranchissement et de stockage des documents papier ;

— une approche uniforme des procédures de génération et de traitement d'un document (enregistrement, approbation, etc.) ;

— réduction des délais de livraison, d'enregistrement et d'approbation des documents ;

— rapidité de signature des documents;

— la possibilité d'effectuer en ligne 24 heures sur 24 toutes opérations sur les documents : rechercher, télécharger, imprimer, rapprocher, rejeter, ainsi que suivre leur mouvement ;

— recherche rapide de documents.

— dans un système de gestion électronique de documents, une organisation ne peut pas imprimer de documents, mais les stocker dans des archives électroniques.

— si nécessaire, les documents stockés dans les archives peuvent être imprimés si nécessaire.