Smart Desk

L'application pour vérifier et signer numériquement les contrats, les pratiques RH et DDT.

Smart Desk est l'application Siav qui vous permet de simplifier et d'accélérer les différentes activités liées à la gestion des documents au format électronique, de leur réception à la signature numérique - en mode graphométrique - jusqu'à leur archivage ultérieur au sein d'un logiciel documentaire ou de gestion.

Le produit n'est pas un référentiel de documents mais il doit plutôt être considéré comme un "instrument-passerelle" qui reçoit des documents d'un ERP ou d'un document, simplifie l'acquisition de toutes pièces jointes et la signature des différents documents nécessaires à la réalisation de traite et envoie les documents signés aux systèmes utilisés pour l'archivage.

Les données caractéristiques de chaque cabinet (ex. Nom, prénom, code fiscal, etc.) et les documents à signer par l'utilisateur final sont définis dans l'application qui alimente le Smart Desk (ERP, système de documents, etc.).

Le côté Smart Desk affiche tous les documents et données envoyés reçus et il est possible de signer les différents documents au moyen d'une signature graphométrique: grâce à l'utilisation de tablettes appropriées ou de tablettes graphiques, l'utilisateur peut signer un document, tel qu'un bon de livraison, signer un consentement éclairé ou contrat, en plaçant une ou plusieurs signatures électroniques simples (FES) ou signatures électroniques avancées (FEA) avec détection des données biométriques.

La solution peut être utilisée à la fois à partir d'un PC et d'une tablette (Android et / ou IOS), est nativement intégrée à la solution Archiflow de Siav et peut être facilement intégrée à partir de produits tiers via le SDK mis à disposition mais également avec des produits tiers, pour envoi de la documentation signée, implémentation de connecteurs personnalisés spécifiques.

Smart Desk peut être utilisé pour la gestion des pratiques relatives à divers domaines (Utility, PA, HR, etc.) et pour acquérir des documents à partir de divers appareils (également au moyen d'une caméra), ce qui rend le produit flexible pour différents contextes d'utilisation. Le produit fournit une gestion sans papier de la documentation sortante qui accompagne les marchandises, telles que les documents de livraison, et la gestion des documents, tels que les contrats, au format numérique.

L'utilisateur lors de la connexion (ce qui peut être fait en entrant le nom d'utilisateur et le mot de passe ou par l'authentification LDAP ou le fournisseur personnalisé), en fonction du rôle qui lui est attribué lors de la configuration, aura accès à l'une et / ou l'autre configuration du produit .

Points clés:

- Réception de documents documentaires / de gestion d'intérêt;

- Signature des différents documents par signature graphométrique (FES ou FEA) à l'aide d'une tablette ou d'une tablette graphique;

- Dématérialisation complète des documents et des processus nécessitant une signature graphométrique;

- Flexibilité d'utilisation maximale: Smart Desk peut être utilisé à la fois depuis une tablette et un PC, permettant l'acquisition nécessaire de documents via la numérisation, la sélection de fichiers ou l'appareil photo

- Interface intuitive qui guide l'utilisateur dans l'accomplissement des différentes étapes nécessaires à la gestion d'une pratique numérique: l'opérateur est immédiatement devenu clair quels documents travailler et lesquels ont déjà été traités, en ayant la preuve de la documentation qui doit être demandée à l'utilisateur et laquelle doit être signée ;

- Gestion simplifiée du DDT électronique, grâce à l'affichage de la "liste des documents à signer" et la subdivision du DDT pour chaque expéditeur;

- Imprimer (ou envoyer par e-mail) à l'utilisateur un résumé des opérations effectuées avec Smart Desk;

- Outil intégré avec plate-forme Archiflow ECM;

- Envoi automatique des documents signés à l'ERP, avec un connecteur personnalisé spécial, ou au système de document de référence.