ZUM

Application qui permet le contrôle du budget et la gestion des événements en temps réel

Descripción completa

ZUM, siguiendo los principios de contratación estatal, hace más fácil la gestión administrativa interna y la comunicación con el operador logístico para la oportuna organización de los eventos, asegurando un proceso integrado, eficiente, controlado, organizado y debidamente evidenciado.

Personalice ZUM a su medida mediante el registro de los usuarios administrativos que participan en la preparación y aprobación de los eventos institucionales; registre los usuarios de su operador logístico; configure el esquema jerárquico de su empresa, incluya las dependencias participantes, registre la estructura del presupuesto de su Entidad y defina los campos del formulario de solicitud de los eventos.

Registre el contrato o la orden de servicio que suscribió con su operador logístico, asigne el presupuesto de una o varias dependencias en el contrato, defina los responsables del control y seguimiento de los recursos asociados a la operación logística de eventos, cree el tarifario con sus precios base o cree los servicios individuales que necesite.

Prepare, revise y apruebe con ayuda de su equipo de trabajo las características de sus eventos. Solicite fácilmente a su operador la cotización de alimentos y bebidas, alojamiento, transporte aéreo y terrestre, equipos audiovisuales, mobiliario, salones y espacios, elementos de bioseguridad, personal logístico, reembolsos de dinero, material publicitario y, en general, todos los bienes y servicios de operación logística que requiera, en un marco de eficiencia y austeridad en el gasto.

Su operador podrá presentar sus cotizaciones detalladas desde la web para que su equipo de trabajo las revise y apruebe a fin de asegurar que se ha contratado todo lo necesario para la ejecución de sus eventos institucionales.

Revise en tiempo real el avance de la gestión de cada uno de los servicios requeridos para un evento, asegure una oportuna cotización y aprobación de tiquetes aéreos, consulte el historial de observaciones o justificaciones de las decisiones tomadas por su equipo para la ejecución de los eventos.

Después de la ejecución, su operador logístico de eventos, podrá cargar las evidencias de la prestación de sus servicios para que, posteriormente, usted las puedas revisar y aprobar de acuerdo a sus requerimientos iniciales; apruebe únicamente los gastos reales por los servicios efectivamente recibidos de su operador, bajo principios de responsabilidad y transparencia.

Revise en la web los reportes detallados de la ejecución de tus eventos soportados en MS Power BI; monitoree la disponibilidad de presupuesto destinado para ellos, mire el detalle de los servicios contratados, tiquetes aéreos emitidos y mucho más.

ZUM le brinda un ambiente seguro y confiable para que esté tranquilo de que su operación logística de eventos está bajo control, con una ejecución presupuestal sana y adecuada, disponiendo de información en tiempo real sobre la evolución de sus eventos y así propiciar la toma de las mejores decisiones con su equipo. Cuente con toda la información en un mismo lugar para minimizar sus riesgos, facilitando la atención de los requerimientos de instancias de monitoreo y control.